Reference Letter、ID407E、ID407G 及終止合約文件須知
作為外傭僱主，除了日常溝通外，最頭痛的往往是處理合約相關的文件。無論是傭工完約轉工、搬屋更改地址，還是無可避免地需要終止合約，正確的文件處理不僅能保障雙方權益，更能避免觸犯法律。本文為您詳細拆解外傭文件處理的常見種類、重點與須知。
一、Reference Letter（推薦信／離職證明）
當外傭完約後準備轉換僱主，或合約提前終止時，僱主為其發出的Reference Letter／Release Letter便十分重要。這份文件的作用是證明僱傭關係已經結束，同時也是新僱主和入境處審視外傭過往工作表現的參考。
1.Reference Letter 重點撰寫要訣：
- 必須包含的基礎資料：傭工全名、護照號碼、合約編號（如有）、受僱起止日期。
- 確認離職性質：明確寫明是「合約屆滿（Contract Completion）」還是「提前終止（Early Termination）」。若屬後者，應由外傭的書面辭職信作支持，避免外傭事後反口指稱是遭無理解僱。
- 工作表現評價（謹慎處理）：若外傭表現良好，可正面評價其工作能力及態度。若表現不佳或涉及誠信問題，不建議在信中寫入負面字眼，以免構成誹謗風險。簡單陳述事實（如離職日期及職位）已足夠。
- 簽署確認：應由僱主親筆簽名，並註明日期。
重要提示：若外傭曾盜用僱主資料借貸，僱主終止合約後，可到入境處為該外傭辦理離職證明。當財務公司追數時，可出示此證明以釐清該傭工已非住址內的工作人員，從而要求對方停止滋擾。
2.ID407G：《經修訂的住宿及家務安排》通知書
根據標準僱傭合約（ID 407）第3條，外傭必須在合約訂明的僱主地址工作及居住。若在合約有效期間，僱主家庭搬家，或在合約中的住宿及家務安排有任何變更，便須使用 ID 407G 表格通知入境事務處。
ID407G 重點須知：
- 何時使用：任何在合約期內發生的地址變更，並非續約或重新申請簽證。
- 遞交方式：
- 網上遞交（推薦）：可透過香港政府一站通網頁（www.gov.hk/id407g）進行網上遞交。過程中須填寫網上表格並簽署確認資料正確，同時可上載補充文件。
- 親身或郵寄：亦可填寫實體表格提交至入境處。
- 所需文件：
- 基本地址證明（如租約、水電煤賬單）。
- 特別情況（公共房屋）：若新地址屬房屋署或香港房屋協會轄下屋苑，必須出示房屋署或房協批准該外傭在該單位居住的同意書，以及租約副本，否則申請將不獲批。
- 過渡期安排：搬家期間僱主可要求外傭協助搬運及收拾，但這段過渡期不應太長。同時，亦應正式向入境處登記更改地址。
3. ID407E：《終止僱傭合約通知書》
無論是僱主主動解僱，還是傭工辭職，合約終止後雙方均須在7天內向入境事務處處長提交書面通知。ID 407E 是入境處提供的標準表格，若不便使用，也可自擬通知信函。
ID407E 重點須知：
- 誰要提交：僱主與外傭雙方都需要提交，或至少由提出終止的一方提交並知會對方。
- 遞交方法：郵寄至入境事務處外傭組，或經香港政府一站通網頁（www.gov.hk/fdhtermination）遞交。
- 內容重點：信函中須清楚列明合約終止的確實日期（最後工作日）。
- 配合文件：提交ID407E時，僱主須確保已向外傭支付所有應付款項，包括：
- 未發放的工資
- 未放取的年假薪酬（按比例）
- 遣散費／長期服務金（如適用）
- 代通知金（如適用）
4. 終止合約通知書（Termination Letter）重點
若需要向傭工發出終止僱傭合約的通知，強烈建議使用書面形式，切勿接受純粹的口頭辭職或口頭解僱。
Termination Letter 撰寫要點：
- 給予足夠通知期：根據標準合約第10條，一般須給予對方一個月書面通知或支付一個月代通知金以提前終止合約。
- 列明合理理由：作為僱主，應在信中簡述終止合約的原因（如行為不當、屢勸不改等），以免外傭日後向勞工處提出不合理指控。
- 引用條款：可引用合約的相關條款作為解僱的依據。
- 雙語版本：為免語言誤會，建議準備英文及印尼文／他加祿文（Tagalog）的對照版本供傭工簽署確認。
總結文件處理清單
| 文件名稱 | 主要用途 | 遞交／處理時限 | 關鍵注意事項 |
| Reference Letter | 證明離職，供新僱主參考 | 合約終止時向傭工發出 | 避免寫入負面評價，只陳述事實 |
| ID 407G | 通知更改合約地址及住宿安排 | 地址變更後盡快遞交 | 公屋單位需先取得房屋署同意書 |
| ID 407E | 正式通知入境處終止合約 | 合約終止後 7天內 | 必須列明最後工作日期；可網上或郵寄遞交 |
| Termination Letter | 給予傭工的書面解僱／辭職通知 | 按通知期提前發出 | 必須書面、列明理由、最好有翻譯版本 |
實用小貼士：如何應對外傭借貸風波及自保
外傭以僱主地址向財務公司借貸的問題時有聽聞。為保障自己：
- 小心保管信件：不要將信箱鎖匙交予外傭，避免她取走信件作地址證明申請貸款。
- 留意可疑信件：若收到寫有「God bless you」等看似祝福字句，卻來歷不明的信件，這很可能是財務公司用來確認外傭住址的手段，應即時提高警覺。
- 果斷行動：一旦發現外傭盜用資料借貸，除了終止合約及提交ID407E外，應向入境處反映，以便在該外傭日後申請簽證時留下不良紀錄。
三大常見問題（FAQ）
問1：外傭完約轉工，僱主是否必須發出Reference Letter？
答： 法律上並無強制要求僱主必須為外傭撰寫Reference Letter。然而，外傭在向入境處申請新合約簽證時，往往需要提交前任僱主的推薦信以證明其工作紀錄良好。若外傭表現稱職，禮貌上應為她發出；若外傭表現欠佳或涉及違規行為，僱主有權拒絕發出推薦信，或僅提供一份只載有基本受僱資料（姓名、職位、受僱日期及離職日期）的離職證明，而不作任何評價，這是完全合法且安全的做法。
問2：忘記在搬屋後提交ID407G會有甚麼後果？
答： 根據《入境條例》，外傭必須在合約訂明的住址居住。若僱主搬屋後未有提交ID407G通知入境處，即等同違反合約條款及逗留條件。入境處有權拒絕日後的續約申請，甚至可能影響外傭的簽證狀況，導致她被視為非法逗留。此外，若外傭在未獲批准的地址居住，日後如有任何法律文件或入境處查冊，將無法正確送達，對僱主及外傭雙方均構成風險。因此，建議搬屋後14天內完成ID407G遞交。
問3：終止合約時，僱主必須填寫ID407E嗎？用自擬信件可以嗎？
答： 兩者皆可。 入境事務處並無強制規定必須使用ID407E標準表格，僱主或外傭可以使用自擬書面通知信函。然而，使用ID407E的好處是格式標準化、內容清晰，不易遺漏重要資料（如雙方姓名、護照號碼、合約編號及終止日期等）。若使用自擬信件，必須確保信中包含以下核心資料：僱主及外傭全名、外傭護照號碼、合約參考編號（ID 407編號）、合約終止的確實日期及雙方簽署。無論採用哪種形式，均須在合約終止後7天內提交至入境事務處，否則可能觸犯法例。
結語
外傭文件處理看似繁雜，但只要掌握各份文件的用途、遞交時限及填寫重點，便能輕鬆應對。謹記Reference Letter宜守不宜攻，避免負面評價；搬屋後14天內提交ID407G；終止合約務必書面通知並於7天內提交ID407E。妥善處理文件不僅能保障僱主自身權益，亦是對外傭的基本尊重，讓雙方好聚好散。如有疑問，可致電入境事務處查詢熱線 (852) 2824 6111 或瀏覽官方網站 www.immd.gov.hk 獲取最新資訊。
