Reference Letter、ID407E、ID407G 及终止合约文件须知
作为外佣雇主，除了日常沟通外，最头痛的往往是处理合约相关的文件。无论是佣工完约转工、搬屋更改地址，还是无可避免地需要终止合约，正确的文件处理不仅能保障双方权益，更能避免触犯法律。本文为您详细拆解外佣文件处理的常见种类、重点与须知。
一、Reference Letter（推荐信／离职证明）
当外佣完约后准备转换雇主，或合约提前终止时，雇主为其发出的Reference Letter／Release Letter便十分重要。这份文件的作用是证明雇佣关系已经结束，同时也是新雇主和入境处审视外佣过往工作表现的参考。
1.Reference Letter 重点撰写要诀：
- 必须包含的基础资料：佣工全名、护照号码、合约编号（如有）、受雇起止日期。
- 确认离职性质：明确写明是「合约届满（Contract Completion）」还是「提前终止（Early Termination）」。若属后者，应由外佣的书面辞职信作支持，避免外佣事后反口指称是遭无理解雇。
- 工作表现评价（谨慎处理）：若外佣表现良好，可正面评价其工作能力及态度。若表现不佳或涉及诚信问题，不建议在信中写入负面字眼，以免构成诽谤风险。简单陈述事实（如离职日期及职位）已足够。
- 签署确认：应由雇主亲笔签名，并注明日期。
重要提示：若外佣曾盗用雇主资料借贷，雇主终止合约后，可到入境处为该外佣办理离职证明。当财务公司追数时，可出示此证明以厘清该佣工已非住址内的工作人员，从而要求对方停止滋扰。
2.ID407G：《经修订的住宿及家务安排》通知书
根据标准雇佣合约（ID 407）第3条，外佣必须在合约订明的雇主地址工作及居住。若在合约有效期间，雇主家庭搬家，或在合约中的住宿及家务安排有任何变更，便须使用 ID 407G 表格通知入境事务处。
ID407G 重点须知：
- 何时使用：任何在合约期内发生的地址变更，并非续约或重新申请签证。
- 递交方式：
- 网上递交（推荐）：可透过香港政府一站通网页（www.gov.hk/id407g）进行网上递交。过程中须填写网上表格并签署确认资料正确，同时可上载补充文件。
- 亲身或邮寄：亦可填写实体表格提交至入境处。
- 所需文件：
- 基本地址证明（如租约、水电煤账单）。
- 特别情况（公共房屋）：若新地址属房屋署或香港房屋协会辖下屋苑，必须出示房屋署或房协批准该外佣在该单位居住的同意书，以及租约副本，否则申请将不获批。
- 过渡期安排：搬家期间雇主可要求外佣协助搬运及收拾，但这段过渡期不应太长。同时，亦应正式向入境处登记更改地址。
3. ID407E：《终止雇佣合约通知书》
无论是雇主主动解雇，还是佣工辞职，合约终止后双方均须在7天内向入境事务处处长提交书面通知。ID 407E 是入境处提供的标准表格，若不便使用，也可自拟通知信函。
ID407E 重点须知：
- 谁要提交：雇主与外佣双方都需要提交，或至少由提出终止的一方提交并知会对方。
- 递交方法：邮寄至入境事务处外佣组，或经香港政府一站通网页（www.gov.hk/fdhtermination）递交。
- 内容重点：信函中须清楚列明合约终止的确实日期（最后工作日）。
- 配合文件：提交ID407E时，雇主须确保已向外佣支付所有应付款项，包括：
- 未发放的工资
- 未放取的年假薪酬（按比例）
- 遣散费／长期服务金（如适用）
- 代通知金（如适用）
4. 终止合约通知书（Termination Letter）重点
若需要向佣工发出终止雇佣合约的通知，强烈建议使用书面形式，切勿接受纯粹的口头辞职或口头解雇。
Termination Letter 撰写要点：
- 给予足够通知期：根据标准合约第10条，一般须给予对方一个月书面通知或支付一个月代通知金以提前终止合约。
- 列明合理理由：作为雇主，应在信中简述终止合约的原因（如行为不当、屡劝不改等），以免外佣日后向劳工处提出不合理指控。
- 引用条款：可引用合约的相关条款作为解雇的依据。
- 双语版本：为免语言误会，建议准备英文及印尼文／他加禄文（Tagalog）的对照版本供佣工签署确认。
总结文件处理清单
| 文件名称 | 主要用途 | 递交／处理时限 | 关键注意事项 |
| Reference Letter | 证明离职，供新雇主参考 | 合约终止时向佣工发出 | 避免写入负面评价，只陈述事实 |
| ID 407G | 通知更改合约地址及住宿安排 | 地址变更后尽快递交 | 公屋单位需先取得房屋署同意书 |
| ID 407E | 正式通知入境处终止合约 | 合约终止后 7天内 | 必须列明最后工作日期；可网上或邮寄递交 |
| Termination Letter | 给予佣工的书面解雇／辞职通知 | 按通知期提前发出 | 必须书面、列明理由、最好有翻译版本 |
实用小贴士：如何应对外佣借贷风波及自保
外佣以雇主地址向财务公司借贷的问题时有听闻。为保障自己：
- 小心保管信件：不要将信箱锁匙交予外佣，避免她取走信件作地址证明申请贷款。
- 留意可疑信件：若收到写有「God bless you」等看似祝福字句，却来历不明的信件，这很可能是财务公司用来确认外佣住址的手段，应即时提高警觉。
- 果断行动：一旦发现外佣盗用资料借贷，除了终止合约及提交ID407E外，应向入境处反映，以便在该外佣日后申请签证时留下不良纪录。
三大常见问题（FAQ）
问1：外佣完约转工，雇主是否必须发出Reference Letter？
答： 法律上并无强制要求雇主必须为外佣撰写Reference Letter。然而，外佣在向入境处申请新合约签证时，往往需要提交前任雇主的推荐信以证明其工作纪录良好。若外佣表现称职，礼貌上应为她发出；若外佣表现欠佳或涉及违规行为，雇主有权拒绝发出推荐信，或仅提供一份只载有基本受雇资料（姓名、职位、受雇日期及离职日期）的离职证明，而不作任何评价，这是完全合法且安全的做法。
问2：忘记在搬屋后提交ID407G会有什么后果？
答： 根据《入境条例》，外佣必须在合约订明的住址居住。若雇主搬屋后未有提交ID407G通知入境处，即等同违反合约条款及逗留条件。入境处有权拒绝日后的续约申请，甚至可能影响外佣的签证状况，导致她被视为非法逗留。此外，若外佣在未获批准的地址居住，日后如有任何法律文件或入境处查册，将无法正确送达，对雇主及外佣双方均构成风险。因此，建议搬屋后14天内完成ID407G递交。
问3：终止合约时，雇主必须填写ID407E吗？用自拟信件可以吗？
答： 两者皆可。 入境事务处并无强制规定必须使用ID407E标准表格，雇主或外佣可以使用自拟书面通知信函。然而，使用ID407E的好处是格式标准化、内容清晰，不易遗漏重要资料（如双方姓名、护照号码、合约编号及终止日期等）。若使用自拟信件，必须确保信中包含以下核心资料：雇主及外佣全名、外佣护照号码、合约参考编号（ID 407编号）、合约终止的确实日期及双方签署。无论采用哪种形式，均须在合约终止后7天内提交至入境事务处，否则可能触犯法例。
结语
外佣文件处理看似繁杂，但只要掌握各份文件的用途、递交时限及填写重点，便能轻松应对。谨记Reference Letter宜守不宜攻，避免负面评价；搬屋后14天内提交ID407G；终止合约务必书面通知并于7天内提交ID407E。妥善处理文件不仅能保障雇主自身权益，亦是对外佣的基本尊重，让双方好聚好散。如有疑问，可致电入境事务处查询热线 (852) 2824 6111 或浏览官方网站 www.immd.gov.hk 获取最新资讯。
